Per portare a casa un documento ci sono due strade: fotografarlo con i propri mezzi, oppure chiedere all'archivio una copia. La prima, se fatta per studio e senza scopo di lucro, è in genere libera e gratuita; ogni archivio però ha le sue modalità.
Riproduzione con mezzi propri
L'articolo 108 del D.Lgs. 42/2004 (codice dei beni culturali), con i decreti ministeriali 161/2023 e 108/2024, prevede che la riproduzione sia libera e gratuita quando è fatta per studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero, espressione creativa o promozione della conoscenza del patrimonio, senza scopo di lucro. Le condizioni pratiche che gli archivi indicano più spesso:
- macchina fotografica o telefono, senza flash, luci aggiuntive, treppiedi o stativi e senza contatto con i documenti;
- una dichiarazione o comunicazione (spesso su un modulo dell'archivio) in cui si afferma che la riproduzione è per uso di studio, senza fini di lucro, nel rispetto di riservatezza, protezione dei dati personali e diritto d'autore;
- nel portale nazionale Sala studio si può indicare l'opzione «riproduzioni con mezzi propri» al momento della prenotazione.
Esempi dal campione consultato il 7 ottobre 2026: a Lecce l'uso di studio è libero e gratuito con modulo di dichiarazione; a Taranto si presenta una «comunicazione di riproduzione»; a Bari basta una dichiarazione sostitutiva; a Palermo c'è un modulo nella pagina della modulistica; a Roma la riproduzione con mezzi propri è registrata direttamente nel sistema di prenotazione. A Brindisi la pagina consultata non tratta in modo esplicito l'uso di mezzi propri (non verificato): chiedete conferma all'archivio.
Copie fornite dall'archivio
Se preferite una copia (fotocopie, stampe, scansioni) potete richiederla all'archivio. È un servizio a pagamento secondo il tariffario del D.M. 108/2024; i pagamenti avvengono con PagoPA o con il Portale pagamenti del Ministero (a Lecce, con SPID o CIE). In alcuni archivi si chiede un preventivo prima di eseguire il lavoro. Non tutti i documenti possono essere fotocopiati: a Brindisi, ad esempio, sono esclusi pergamene, documenti deteriorati, rilegati o restaurati.
Riprodurre fondi o serie intere
La riproduzione sistematica di interi fondi o serie non rientra nell'uso occasionale: richiede l'autorizzazione della Direzione e, in alcuni archivi, una convenzione o il deposito di una copia digitale (Roma, Bari, Napoli). Se il vostro progetto riguarda molte unità, contattate l'archivio prima di iniziare.
Riservatezza e diritto d'autore
Riprodurre non significa poter pubblicare senza limiti: i documenti possono contenere dati personali e le immagini possono avere vincoli di diritti. Prima di pubblicare leggete la guida Come pubblicare immagini e ricerche.
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