Per consultare i documenti in sala studio bisogna in genere iscriversi e prenotare. Molti Archivi di Stato usano ormai il portale nazionale Sala studio, ma non tutti e non allo stesso modo: controllate sempre la scheda e il sito dell'archivio che vi interessa.
Il portale nazionale Sala studio
Il portale (salastudio-archivi.cultura.gov.it) permette di iscriversi alla sala studio, prenotare la consultazione dei documenti e richiedere riproduzioni. È stato sviluppato nell'ambito del Sistema informativo integrato aperto degli archivi.
- Accesso: con identità digitale SPID, CIE o eIDAS. Per i cittadini di Stati terzi e per chi non ha un'identità digitale è prevista, negli archivi che lo hanno indicato (tra cui Lecce, Taranto, Roma e Palermo), un'autenticazione semplice con e-mail e password.
- Iscrizione: al primo accesso si cerca l'istituto a cui iscriversi. Da verificare: se l'iscrizione vada ripetuta per ogni archivio; le istruzioni consultate la presentano come iscrizione all'archivio scelto.
- Prenotazione (dal vademecum dell'Archivio di Stato di Lecce): si sceglie il fondo (e l'eventuale sub-fondo), si indica il numero di corda della busta (se non lo si conosce, si inserisce 1), la sala, la data e la fascia oraria; se si vuole fotografare i documenti si può indicare l'opzione «riproduzioni con mezzi propri». La conferma si controlla nelle notifiche del portale. Per i fondi non ancora inseriti nel sistema si crea una notifica indicando giorno, orario e unità archivistica (la segnatura si ricava dagli inventari: vedi Come cercare negli inventari).
Cosa cambia da un archivio all'altro
- Anticipo della prenotazione. Ogni archivio fissa i propri tempi. Nel campione consultato il 7 ottobre 2026: almeno un'ora prima della prima presa a Lecce; almeno un giorno prima a Bari; fino a cinque giorni lavorativi in anticipo a Palermo; a Torino, che usa un sistema proprio, entro le 16 del giorno prima.
- Pezzi per giorno. Il limite di unità archivistiche consultabili in un giorno varia (nel campione da 3 a 9 a seconda dell'archivio) e ci sono orari prefissati per le «prese» dei documenti dal deposito.
- Procedure proprie. Torino ha un sistema online proprio (non risulta l'uso del portale nazionale); Cagliari, secondo un avviso del 2025 consultato, richiede la prenotazione per e-mail almeno 48 ore prima (da confermare per telefono); a Foggia l'uso del portale nazionale non è stato verificato; a Bari la prenotazione è possibile anche per e-mail o telefono.
- Avvisi. Alcuni archivi hanno chiusure, trasferimenti o fondi temporaneamente non consultabili: controllate gli avvisi sul sito prima di partire.
Nelle schede degli archivi di questo sito trovate, quando verificati, orari, regole e modalità di prenotazione con la data dell'ultima verifica. Se un dato manca è indicato «non verificato».
Cosa serve
- Un documento d'identità; la sala studio è in genere riservata ai maggiorenni (almeno un archivio ammette minori accompagnati).
- L'accettazione del regolamento della sala studio e del codice di deontologia per il trattamento di dati personali a scopi storici.
- Un argomento di ricerca definito: alcuni archivi (Lecce) richiedono una domanda di ammissione per ogni argomento.
- Le segnature dei documenti (fondo, busta, fascicolo) dagli inventari.
Documenti non ancora consultabili
Alcuni documenti sono soggetti a limiti di consultabilità (artt. 122-127 del D.Lgs. 42/2004: 50 anni per la politica interna ed estera, 40 per i dati sensibili, 70 per salute e vita sessuale) e possono richiedere un'autorizzazione. Gli inventari possono elencare fascicoli non ancora consultabili.